Connecter Tuxedo à votre compte Cyberimpact

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Tuxedo Solution est une entreprise québécoise spécialisée dans le développement de solutions technologiques pour les salles de spectacles, les festivals et les événements. Elle propose une plateforme de billetterie en ligne à la fois simple, intuitive et conviviale. Grâce à l’intégration entre Cyberimpact et Tuxedo, les spectateurs ayant acheté leurs billets en ligne sont ajoutés automatiquement à votre compte Cyberimpact. Vous gardez ainsi votre base de contacts toujours à jour, tout en simplifiant et optimisant l’efficacité de vos communications marketing. 

L’intégration facilite la mise en place de campagnes marketing ciblées et personnalisées aux intérêts de vos abonnés, telles que : 

  • L’annonce de nouveaux spectacles

  • La promotion d’offres spéciales 

  • L’envoi de courriels promotionnels avant un spectacle 

  • La réalisation de sondages ou le suivi post-événement

Avant de commencer

Voici les prérequis nécessaires pour l'intégration : 

  • Forfait Cyberimpact requis : Vous devez disposer d'un forfait Plus ou Pro, car l’intégration nécessite la création de 17 champs personnalisés pour synchroniser les données de vos contacts. 

  • Accès à Tuxedo : Vous devez avoir un compte Tuxedo avec un forfait OR afin d’avoir accès à l’exportation de vos données vers Cyberimpact. 

Bien structurer, pour mieux segmenter ! 

Structurer correctement vos données dans Tuxedo représente un réel avantage : cela vous permet de mieux segmenter votre audience et de cibler vos communications avec plus de précision. 

Pour vous assurer que vos données sont bien organisées avant de débuter avec l’intégration, n’hésitez pas à contacter le support de Tuxedo. Ils pourront vous guider sur les meilleures pratiques de configuration. 

Fonctionnement de l’intégration

Vue d'ensemble du processus

L’intégration permet de synchroniser quotidiennement la liste des contacts ayant acheté des billets via votre billetterie Tuxedo vers votre compte Cyberimpact. 

Chaque jour, Tuxedo : 

  • Prépare un fichier contenant les achats et annulations de billets effectués la veille. 

  • Dépose ce fichier sur un serveur sécurisé (SFTP). 

Cyberimpact récupère ensuite ce fichier pour : 

  • Ajouter ou mettre à jour les contacts ainsi que leurs informations dans votre compte Cyberimpact. 

  • Mettre à jour le consentement des contacts en fonction de la date de leur dernière réservation. 

  • Segmenter automatiquement les contacts dans le groupe Clients Tuxedo et, selon vos préférences, les répartir dans des groupes distincts pour chaque spectacle. 

  • Alimenter les champs personnalisés des contacts avec les données du dernier spectacle acheté (titre, date, catégorie tarifaire, etc.). 

Grâce aux données d’achat importées dans les champs personnalisés et à nos scénarios de marketing automatisé, vous pouvez segmenter automatiquement vos contacts selon les catégories de rapport (métadonnées) associées à leurs achats. Idéal pour créer des campagnes encore plus ciblées et pertinentes selon les goûts de vos abonnés ! 

Besoin d’un coup de pouce pour mettre en place ces automatisations ? Notre équipe est là pour vous accompagner. 

Synchronisation initiale

Lors de l’activation de l’intégration, Tuxedo transmet un fichier contenant l’historique des réservations des 24 dernier mois. Les contacts sont ajoutés au groupe Clients Tuxedo et, selon votre configuration, peut également les organiser dans des groupes distincts créés pour chaque spectacle. 

À noter : Les groupes de spectacles ne seront créés que si la date de l’événement n’est pas dépassée depuis plus de 3 jours pour éviter de créer une grande quantité de groupes obsolète. Les acheteurs de spectacles plus anciens seront tout de même importés, mais uniquement dans le groupe Clients Tuxedo. 

Synchronisation quotidienne

Chaque matin, vers 7h15, après réception du fichier de vos réservations par Tuxedo, les nouveaux contacts ayant acheté des billets la veille sont automatiquement importés dans votre compte Cyberimpact, et les informations des contacts existants sont mises à jour avec les données du plus récent achat. 

 

La synchronisation n’est pas en temps réel. 
Les données sont mises à jour une fois par jour, avec un décalage de 24 heures. 

Exemple : Si un billet est acheté le mardi à 15 h, le contact lié à cet achat sera visible dans votre compte Cyberimpact le mercredi matin, après la synchronisation de 7h15. 

Tous les contacts importés sont ajoutés au groupe Clients Tuxedo, tandis que les contacts déjà présents voient leurs informations mises à jour. Selon vos préférences de segmentation, les contacts sont également ajoutés aux groupes des spectacles correspondant aux billets achetés. Si le groupe d’un spectacle n’existe pas encore, il est créé automatiquement. 

En cas d’annulation, les contacts sont retirés du groupe associé au spectacle concerné. 
En savoir plus sur les annulations > 

 

Segmentation des contacts

Lors de la configuration initiale de l’intégration avec Tuxedo, vous pouvez choisir le niveau de segmentation souhaité pour vos contacts : 

  • Option 1 : Groupe Clients Tuxedo uniquement 
    Tous les contacts importés par l’intégration sont ajoutés uniquement dans ce groupe général. 

  • Option 2 : Groupe Clients Tuxedo et création d'un groupe distinct par spectacle 
    Cette option est idéale si vous souhaitez conserver un historique des billets achetés par vos clients. Un groupe distinct sera automatiquement créé pour chaque spectacle, regroupant tous les contacts ayant acheté des billets pour cet événement en particulier. 

Le nom des groupes associés aux spectacles débute par la date et l’heure de la représentation, ce qui facilite leur tri par ordre chronologique. Vous pouvez ainsi repérer facilement les spectacles passés et supprimer les groupes qui ne sont plus pertinents. 

À propos du consentement des contacts synchronisés

Les contacts synchronisés depuis Tuxedo obtiennent un consentement tacite, lié à la source « API - Client actif », valable pour une durée de 24 mois. Ce consentement est automatiquement mis à jour à chaque nouvel achat de billets. 

La date de consentement du contact correspond à la date de réservation du dernier spectacle. 

La preuve de consentement inclut les informations suivantes : 

  • Le titre du spectacle 

  • La date de l’événement 

  • L’identifiant de la réservation 

Ces informations vous permettent de disposer d’une trace précise du consentement en cas de vérification ou de demande. 

Simplifier la gestion de vos consentements : Grâce à nos modèles de scénarios automatisés de campagnes de consentement et à des outils pratiques comme les blocs de consentements, vous pouvez facilement obtenir le consentement exprès de vos contacts avant l’expiration de leur consentement tacite. 

Astuce : Abonnez-vous à notre rapport mensuel pour recevoir un aperçu détaillé de l’état des consentements tacites dans votre compte et garder le contrôle sur votre conformité. 

Champs synchronisés

Voici les informations qui seront automatiquement importées avec les contacts provenant de Tuxedo vers Cyberimpact. 

Champs réguliers 

  • Prénom 

  • Nom 

  • Courriel 

  • Code postal 

  • Entreprise 

Champs personnalisés (17) 

Les informations ajoutées dans les champs personnalisés correspondent aux données du dernier achat de billets effectué par le contact. 

  • Catégorie de rapport #1 du dernier achat (champ personnalisé de type texte) 

  • Catégorie de rapport #2 du dernier achat (champ personnalisé de type texte) 

  • Catégorie de rapport #3 du dernier achat (champ personnalisé de type texte) 

  • Canal de vente du dernier achat (champ personnalisé de type texte) 

  • Titre du dernier spectacle acheté (champ personnalisé de type texte) 

  • Date de l'événement du dernier achat (champ personnalisé de type date) 

  • Identifiant unique du contact (champ personnalisé de type texte) 

  • Numéro de téléphone du contact (champ personnalisé de type texte) 

  • Date création dossier client (champ personnalisé de type date) 

  • Ville du contact (champ personnalisé de type texte) 

  • 2ème nom de compagnie du contact (champ personnalisé de type texte) 

  • Date de transaction initiale du dernier achat (champ personnalisé de type date) 

  • Nombre de billets vendus lors du dernier achat (champ personnalisé de type nombre entier) 

  • Catégorie du tarif du dernier achat (champ personnalisé de type texte) 

  • Nom interne du tarif du dernier achat (champ personnalisé de type texte) 

  • Montant net du dernier achat (champ personnalisé de type nombre décimal) 

  • Regroupement de catégorie de prix du dernier achat (champ personnalisé de type texte) 

Connecter votre compte Tuxedo à Cyberimpact

Voici les étapes à suivre pour connecter votre compte Tuxedo avec votre compte Cyberimpact : 

  1. Assurez-vous que vous disposez des requis nécessaires : 
    Un compte Tuxedo avec un forfait OR. 
    Un compte Cyberimpact avec un forfait Plus ou Pro.  
    En savoir plus sur la modification de votre forfait 

  2. Contactez Tuxedo pour demander l’activation de l’intégration et le nom exact de votre organisation qui sera utilisé pour le dépôt de vos fichiers de contacts.  
  3. Envoyer une demande officielle d’intégration à support@cyberimpact.com. Celle-ci doit être faite par un administrateur du compte, le contact principal ou de facturation. Vous devrez y inclure les informations suivantes :  

    • Le nom et le numéro de votre compte Cyberimpact. 

    • Le nom de votre organisation dans Tuxedo. 

    • La date du premier dépôt du fichier (si connue) 

    • Votre préférence concernant la segmentation des contacts : Souhaitez-vous que des groupes distincts soient créés automatiquement pour chaque spectacle, ou préférez-vous regrouper uniquement tous les contacts de Tuxedo dans un seul groupe général (Clients Tuxedo) ?
      En savoir plus sur la segmentation des contacts > 

Une fois la connexion établie, un membre de notre équipe vous confirmera par courriel. 

Besoin d'aide pour démarrer ? Notre équipe d’onboarding est là pour vous guider. 

Questions fréquentes

Que se passe-t-il en cas d’annulation ?

Le contact est automatiquement retiré du groupe associé au spectacle concerné. 

Note : Les annulations partielles (par exemple : si une personne avait acheté 4 billets et décide d’en annuler 1 seul) sont également traitées comme des annulations complètes. Comme l’intégration ne garde pas l’historique complet des achats, il est impossible de savoir si une annulation est partielle ou totale. Dès qu’une annulation est signalée pour un spectacle, le contact est retiré du groupe correspondant afin d’éviter que des communications marketing liées à cet événement soient envoyées à des personnes qui ne détiennent plus de billets valides, ce qui pourrait les inciter à se désabonner.

Que se passe-t-il lors de l’achat simultané de plusieurs catégories de prix de billets d’un spectacle ?

Un client peut acheter, dans une même transaction, des billets pour un même spectacle mais appartenant à différentes catégories tarifaires. Dans ce cas, les informations des différents tarifs sont regroupées et enregistrées dans les champs correspondants. 

Par exemple, si le client achète 2 billets au tarif Général à 50 $ et 2 billets au tarif Enfant à 30 $, le système enregistrera un total de 4 billets vendus, indiquera « Général, Enfant » (séparés par des virgules) dans le champ des catégories tarifaires, listera également les noms internes et regroupements des tarifs dans leurs champs respectifs, et indiquera le montant total payé, soit 160 $, dans le champ Montant net du dernier achat.

Pourquoi un groupe que j’avais supprimé est-il réapparu dans mon compte ?

Lorsqu’un groupe est supprimé, il peut être recréé automatiquement si de nouveaux billets sont achetés pour le spectacle correspondant. 

Que se passe-t-il si un acheteur modifie son adresse courriel ?

Si un acheteur change son adresse courriel, l’ancienne restera enregistrée dans votre compte et un nouveau contact sera créé avec la nouvelle adresse. Le contact pourra alors choisir de se désabonner de l’ancienne adresse s’il le souhaite.

À quelle fréquence les contacts sont-ils synchronisés entre Tuxedo et Cyberimpact ?  

Les contacts sont synchronisés une fois par jour. Chaque matin, aux alentours de 7h15, Cyberimpact récupère automatiquement les nouvelles données déposées par Tuxedo, incluant les achats et annulations de billets effectués la veille. 

Toutes les données disponibles dans Tuxedo sont-elles transmises à Cyberimpact ? 

L’intégration a été pensée pour transmettre les informations essentielles à vos communications, en lien direct avec les transactions effectuées via Tuxedo. 
Certaines données, bien qu’utiles dans d’autres contextes, ne sont pas incluses dans l’intégration actuelle.
Par exemple : 

  • Informations additionnelles liées à un contact (ex. : numéro de membre, date d’échéance) 

  • Détails scolaires dans les réservations associées à des dossiers de type École 

  • Produits dérivés 

  • Segments 

  • Cartes-cadeaux 

Cette approche permet de se concentrer sur les données les plus pertinentes pour vos campagnes marketing et la gestion de vos contacts, tout en gardant votre base claire, cohérente et facile à exploiter. 

Comment un contact peut-il se désabonner de mes communications ? 

Vos contacts peuvent se désabonner en tout temps via le lien prévu dans le pied de page de vos infolettres envoyées avec Cyberimpact. Cela garantit que le statut du contact est mis à jour correctement dans votre compte. 

Un guichetier ou employé ne doit jamais décocher manuellement le champ « Infolettre » dans Tuxedo, car cette action n’est pas synchronisée avec Cyberimpact. Le contact continuerait à recevoir vos communications malgré tout. 

Il est également possible de désabonner manuellement des contacts dans votre compte.
Savoir comment >

Est-ce que seuls les contacts ayant coché la case d’abonnement dans Tuxedo seront ajoutés à Cyberimpact ? 

Non. Tous les acheteurs de billets sont importés dans Cyberimpact, qu’ils aient coché ou non la case d’abonnement à l’infolettre lors de leur achat.  

Tous les contacts sont donc importés avec le consentement « Tacite – Client actif (24 mois) », basé sur la transaction. 

Suggestion : Pour éviter toute confusion ou mauvaise interprétation de la part des acheteurs, il est recommandé de désactiver la case d’abonnement à l’infolettre dans l’interface d’achat Tuxedo. Cela peut être fait par vous-même dans le CMS Tuxedo, ou en en faisant la demande à l’équipe de Tuxedo.

Prochaines étapes

Grâce aux contacts synchronisés depuis Tuxedo, vous pourrez : 

Et profitez de tout le potentiel de Cyberimpact pour enrichir votre liste et vos communications : 

  • Intégrer facilement un formulaire d’abonnement sur votre site web 
    Comment faire 

  • Créer une page d’atterrissage pour promouvoir un événement et récolter des inscriptions : 
    Comment faire 

  • Mettre en place un formulaire dans vos envois pour en savoir plus sur les préférences et intérêts de vos contacts 
    Comment faire 

Voir aussi :

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