Dans cette rubrique :
- La différence entre les consentements tacites et exprès;
- Comment accéder à la liste de vos consentements tacites ou exprès;
- Comment obtenir plus de détails sur le consentement des contacts;
- Informations sur les sources de consentement possibles (dans la fiche des contacts);
- Comment mettre à jour le consentement d'un contact existant;
Différence entre les consentements tacites et exprès :
Dans votre compte, vous pourrez observer deux types de consentement dans la fiche d'un contact : tacite ou exprès.
Un contact aura un consentement tacite (Déf. : vous êtes en mesure de démontrer que vous avez une relation d'affaires avec ce contact sans pour autant qu'il vous ait donné son consentement pour recevoir vos communications) s'il a été ajouté manuellement ou par importation dans votre compte en choisissant un type de consentement tacite.
Un contact aura un consentement exprès ( Déf.: le contact a donné son consentement à recevoir vos communications) :
- s'il a confirmé son consentement à recevoir vos communications en s'inscrivant à votre liste de diffusion par l'un des formulaires d'abonnement générés par notre application;
- s'il a confirmé son consentement à recevoir vos communications en cliquant sur le lien de confirmation de consentement suite à la réception d'un de nos modèles ou bloc de consentement;
- si vous avez choisi un type de consentement exprès lors de l'ajout ou de la mise à jour d'un contact effectuée manuellement ou par importation.
Comment accéder à la liste de vos contacts tacites ou exprès :
Filtrez vos contacts en utilisant la recherche avancée
Note : Dans la rechercher avancée, le terme "tacite" remplace l'ancien terme "n'ayant pas consenti" et "exprès" remplace "ayant consenti".
- Vous pouvez accéder à la recherche avancée de deux façons :
- Par le menu "Contacts", onglet "Abonnés".
- Par le menu "Groupes", en cliquant sur le nom du groupe dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche.
- Cliquez sur le lien "Recherche avancée" à droite du champ de recherche.
- Ajoutez le critère de recherche : "Consentement" - "Est égal à" - "Tacite ou Exprès" dépendamment de l'information qui vous intéresse. Vous pouvez également rechercher par source et preuve de consentement, par date de consentement et même selon l'expiration du consentement.
À partir de cette étape, vous pourrez, au besoin, utiliser le résultat de recherche pour créer un nouveau groupe avec vos consentements exprès ou tacites.
Obtenir plus de détails sur le consentement de vos contacts
Pour obtenir plus de détails sur le consentement d'un contact :
- CONSULTEZ LA FICHE DE MEMBRE :
Allez dans le menu "Contacts" ou passez par le menu "Groupes" et cliquez sur le nom du groupe désiré. Cliquez sur l'adresse courriel du contact pour voir les détails de sa fiche. Vous y retrouverez des informations sur :
- son type de consentement (exprès ou tacite);
- la source du consentement (peut être une des sources de consentement disponibles à l'importation ou être un consentement exprès obtenu par le "Modèle ou bloc de consentement" ou par un "Opt-in (formulaire d'abonnement)".
- la date de son consentement;
- la date d'expiration de son consentement (aucune ou date précise);
- la preuve de consentement (si information disponible);
- la date du premier envoi reçu (si information disponible).
- les informations de consentement et d'optin comprenant la date et heure du consentement exprès, le nom de la personne et l'adresse IP d'où le consentement a été donné (seulement pour les contacts qui ont confirmé leur consentement exprès par le biais d'un formulaire d'abonnement généré par l'application ou d'un lien de confirmation de consentement dans un modèle ou bloc de consentement).
Note : Utilisez le champ de recherche pour retrouver plus facilement votre contact.
Exemple d'un contact avec un consentement exprès déterminé lors de l'importation :
Exemple d'un contact qui a confirmé son consentement exprès avec le formulaire d'abonnement :
Pour obtenir plus de détails sur le consentement de plusieurs contacts, utilisez la fonction d'exportation. Pour savoir comment faire, cliquez ici.
Informations sur les sources de consentement possibles (dans la fiche des contacts)
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Opt-in (Formulaire d’abonnement)
Contact qui a confirmé son inscription par le biais d'un formulaire d'abonnement généré par l'application.
Type de consentement : Exprès
Expiration du consentement : Aucune - Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne -
Modèle ou bloc de consentement
Contact qui a confirmé son consentement par le biais du lien de confirmation de consentement dans un bloc ou un modèle de consentement.
Type de consentement : Exprès
Expiration du consentement : Aucune - Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne -
Manuelle ou Importation - Consentement exprès
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Consentements exprès".
Type de consentement : Exprès
Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne. -
Manuelle ou Importation - Client actif
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Clients actifs".
Type de consentement : Tacite
*Expiration du consentement : 2 ans à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'ajout du contact -
Manuelle ou Importation - Client inactif
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Clients inactifs".
Type de consentement : Tacite
*Expiration du consentement : 2 ans à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'ajout du contact (devrait être, par exemple, la date de leur dernier achat) -
Manuelle ou Importation - Demande d'information
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Demande d'information".
Type de consentement : Tacite
*Expiration du consentement : 6 mois à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'ajout du contact (vous devriez avoir indiqué la date de leur demande d'information) - Manuelle ou Importation - Carte d'affaires
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Cartes d'affaires".
Type de consentement : Tacite
Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.
- Manuelle ou Importation - Membre d'une association
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Membres d'une association".
Type de consentement : Tacite
*Expiration du consentement : 2 ans à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'import (vous pouvez communiquer avec les membres de votre association jusqu'à 2 ans après la date de fin de leur abonnement)
- Manuelle ou Importation - Employé
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Employés".
Type de consentement : Tacite
Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne ou jusqu'à la fin de l'emploi (vous devrez manuellement les retirer de vos listes).
- Manuelle ou Importation - Partenaire
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Partenaires".
Type de consentement : Tacite
Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne ou jusqu'à la fin du partenariat (vous devrez manuellement les retirer de vos listes).
- Manuelle ou Importation - Contact web
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Listes de courriels publics".
Type de consentement : Tacite
Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.
- Manuelle ou Importation - Liste achetée
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Listes d'adresses achetée".
Type de consentement : Exprès
Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.
- Manuelle ou Importation - Participant à un concours
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Participants à un concours".
Type de consentement : Exprès
Expiration du consentement : Aucune. Vous pouvez communiquer avec eux jusqu'à ce que la personne se désabonne.
- Manuelle ou Importation - Liste mixte
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application ou lors d'une importation avec le type de liste "Liste mixte".
Type de consentement : Tacite
*Expiration du consentement : 6 mois à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'ajout du contact
- Manuelle - Non spécifiée
Contact ajouté ou mis à jour manuellement dans l'application en sélectionnant la source de consentement "Non spécifiée" dans la liste déroulante. Nous vous invitons à mettre à jour la source de consentement de votre contact dès que possible.
Type de consentement : Tacite
Expiration du consentement : Aucune, car la date du consentement n'est pas disponible
- Inconnue
Contact ajouté manuellement ou par importation avant que le système ne permette de préciser une source de consentement. Nous vous invitons à mettre à jour la source de consentement de votre contact dès que possible.
Type de consentement : Tacite
Expiration du consentement : Aucune, car la date du consentement n'est pas disponible
* Pour les sources de consentement qui ont un délai (6 mois - 2 ans) pour la date d'expiration, nous calculons celle-ci à partir de la date de consentement que vous avez indiquée lors de l'importation de vos contacts. Si vous n'avez pas indiqué de date lors de l'import, il sera inscrit "Aucune" comme date d'expiration.
Comment mettre à jour le consentement des contacts existants
- Mettre à jour manuellement le consentement d'un contact
- Mettre à jour le consentement de plusieurs contacts par importation
Si vous n'avez qu'un ou quelques contacts à mettre à jour, vous pouvez mettre leur consentement à jour manuellement. Pour ce faire :
- Pour mettre à jour le consentement d'un contact actif, allez dans le menu "Contacts" à l'onglet "Abonnés" (vous pourriez également aller dans le menu "Groupes" pour retrouver votre contact).
- Utilisez au besoin la fonction de recherche pour retrouver votre contact.
- Cliquez sur l'option "Modifier" du menu d'actions qui est situé complètement à droite de l'adresse courriel à modifier.
- Sous le titre "Consentement", cliquez sur le bouton "Modifier le consentement".
- Sélectionnez la source appropriée de consentement dans la liste. Entrez la date du consentement (dépendamment de la source choisie, cela peut être la date d'achat, la date de la demande d'information, la date où vous avez obtenu la cartes d'affaires, la date du jour si votre contact est un client actif que vous facturez présentement...) et la preuve de consentement. Si vous n'avez pas ces informations, laissez les espaces vides. Pour vous aider à vous conformer avec la loi C-28, nous vous recommandons cependant de mettre à jour ces champs dès que vous obtiendrez l'information.
Pour en savoir plus sur les sources de consentement proposées, cliquez ici.
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Cliquez sur "Sauvegarder" pour enregistrer les changements.
Notes :- Pour les consentements mis à jour manuellement, vous verrez le mot "Manuelle" apparaître devant la source du consentement choisi.
- Un consentement modifié manuellement écrasera tout type de consentement débutant par "Importation" ou "Manuelle" qui était présent dans la fiche avant la modification.
- Si un contact avait déjà obtenu un consentement exprès par un des processus de l'application (inscription par un formulaire d'abonnement généré dans l'application ou clic sur un lien de confirmation de consentement dans un bloc/modèle de consentement), son consentement ne pourra pas être modifié.
Si vous avez plusieurs contacts à mettre à jour, vous pouvez le faire en effectuant une importation de contacts.
Pour ce faire :
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Préparez votre importation en suivant les instructions disponibles ici.
Pour savoir comment importer les informations pour le consentement de vos contacts, cliquez ici. -
Effectuez l'importation en choisissant l'option "Oui" pour la mise à jour des contacts déjà existants. N'oubliez pas d'activer les colonnes où se trouvent les informations reliées au consentement du contact et de les associer avec le champ de consentement approprié (date ou preuve de consentement) pour que ces données soient prises en compte lors de l'importation. Vous pouvez également choisir une date de consentement et une preuve de consentement par défaut pour les contacts dont vous n'auriez pas cette information dans votre document.
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Lorsque l'importation sera complétée, le système mettra à jour le consentement des contacts déjà existants si le consentement soumis lors de l'importation est "meilleur" (selon la source de consentement et la date d'expiration du consentement) ou "plus précis" (selon la présence ou absence de la date de consentement) que le statut de consentement qui avait déjà attribué au contact.
Pour mettre à jour ou non le consentement du contact, le système évaluera, entre autres, si la source et la date de consentement choisie prolongeront ou non l'expiration du consentement du contact.
Par exemple, vous avez importé un contact qui vous a fait une demande d'information le 20 octobre 2014. Dans sa fiche, la date d'expiration de son consentement sera donc le 2015-04-20. Depuis cette importation, ce contact est devenu un client actif de votre entreprise. Le 20 novembre 2014, vous importez la liste de vos clients actifs présentement. Vous indiquez donc la date du jour comme date de consentement et vous choisissez le type de liste "Clients actifs" lors de l'importation. Le système mettra donc à jour le consentement et la date d'expiration du consentement, car la nouvelle source de consentement fera en sorte de prolonger la date d'expiration du consentement jusqu'au 2017-11-20.
À l'inverse, si votre contact avait déjà été importé comme client actif avec comme date d'expiration de consentement le 2017-11-20 et que vous faites une nouvelle importation, mais que vous choisissez la source de consentement "Demande d'information" avec la date de consentement 2014-10-20, le consentement ne sera pas mis à jour, car la nouvelle date d'expiration proposée (soit le 2015-04-20) ne prolongerait pas la date d'expiration déjà en cours pour ce contact existant.
Pour en savoir plus sur les sources de consentement et leur date d'expiration, cliquez ici.
Pour déterminer si on met à jour ou non la fiche, le système évaluera également la présence ou l'absence de la date de consentement :
Si la date de consentement d'un contact existant n'était pas présente dans sa fiche et que lors d'une nouvelle importation vous déterminez une date de consentement pour ce contact, le système mettra à jour automatiquement le consentement du contact avec les nouvelles informations fournies.
Si, au contraire, un contact avait une date de consentement déterminée dans sa fiche et que lors d'une nouvelle importation de ce contact il manque cette information, le consentement ne sera alors pas mis à jour.
Aussi, si votre contact existant n'a pas de date de consentement déterminée et que dans l'importation, vous n'avez pas encore identifié une date de consentement pour ce contact, son consentement sera mis à jour selon la nouvelle source de consentement choisie lors de l'importation, sauf si vous avez choisi une source de consentement tacite et que votre contact avait déjà une source de consentement exprès dans sa fiche.
De plus, lors de l'importation, le système va privilégier les sources de consentement exprès qui ont une date de consentement déterminée (Importation - Consentement exprès, Importation-Liste achetée, Importation - Participant à un concours) à toute source de consentement tacite.
Finalement, si un de vos contacts a obtenu un consentement exprès par le biais d'un des processus de l'application (inscription par un formulaire d'abonnement généré dans l'application ou clic sur un lien de confirmation de consentement dans un bloc/modèle de consentement), son consentement ne sera jamais mis à jour lors de l'importation ou d'une modification manuelle.
Vous avez effectué une importation et vous avez remarqué que le consentement d'un contact existant n'avait pas été mise à jour ?
C'est probablement que le système a évalué, selon les critères précédents, que le nouveau type de consentement choisi n'avait pas priorité sur le type de consentement en cours dans la fiche du contact existant. Si vous désirez modifier le consentement de ce contact et écraser les informations de consentement, vous devez modifier le consentement manuellement dans la fiche du contact.
Note : Si un contact avait déjà obtenu un consentement exprès par un des processus de l'application (inscription par un formulaire d'abonnement généré dans l'application ou clic sur un lien de confirmation de consentement dans un bloc/modèle de consentement), son consentement ne pourra pas être modifié, même manuellement.