Préparer sa liste de contacts pour l'importer

Avant de commencer

Avant d'importer contacts, commencez par rassembler la liste de leurs adresses courriel, dans l'un des types de fichiers acceptés. C'est la seule information obligatoire pour ajouter vos contacts. Vous pouvez toutefois y ajouter d'autres informations qui vous seront utiles pour personnaliser vos envois (comme leur nom et leur prénom) ou qui pourraient vous aider à segmenter efficacement vos abonnés. Si vous utilisez un CRM ou une autre application pour gérer vos bases de clients, sachez que la plupart d’entre eux vous permettent d’exporter leurs données directement dans un format prêt à l'emploi. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps. 

Vous trouverez de l'aide comment exporter vos contacts de divers logiciels en cliquant ici.

Pour vous aider à bâtir votre fichier de contacts, vous pouvez également télécharger notre fichier d'exemple. Celui-ci contient toutes les informations que vous pouvez inclure lors de l'ajout de vos contacts ainsi que des exemples de formats de données acceptés. Téléchargez le fichier d'exemple >

Finalement, avant d'importer la liste de vos abonnés, il peut être aussi utile de penser à la façon dont vous souhaitez les segmenter. Certains de nos clients vont classer leurs contacts par langue (ex. français ou anglais), par type d'intérêt, par provenance (par exemple, la région où ils habitent) ou par source de consentement... Gardez en tête que tous les contacts de votre fichier vont être importés dans le(s) groupe(s) que vous sélectionnerez lors de l'importation. Ces groupes serviront ensuite à faire vos envois. Les envois effectués à un public bien ciblé ont généralement davantage de succès. Si vous ne savez pas encore comment vous souhaitez organiser vos groupes, ce n'est pas bien grave. Une fois que vos contacts seront ajoutés, vous bénéficierez d'outils performants comme les groupes dynamiques et la recherche avancée pour vous aider à les segmenter directement à partir de votre compte.

Types de fichiers acceptés

Vos contacts doivent être regroupés dans un fichier correspondant à un de ces formats :

  • XLS, XLSX ou autre logiciel de type tableur
  • CSV (données séparées par des virgules ou points-virgules)
  • TSV (valeurs séparées par des tabulations)
  • TXT (fichier texte)

Gardez votre fichier et sa mise en forme le plus simple possible. Certains éléments, comme les sauts de ligne à l'intérieur des cellules de tableau, des colonnes ainsi que des lignes masquées, peuvent causer des problèmes lors de l'importation de vos contacts. 

Saviez-vous qu'il est possible d'importer vos contacts en les copiant-collant directement à partir d'une feuille de calcul Excel ? Apprenez comment >

Format des champs et des données

Suivez les instructions ci-dessous pour bâtir votre fichier d'importation.

Champ obligatoire

L'adresse courriel est la seule information obligatoire pour importer vos contacts. Dans votre fichier, il doit y avoir une seule adresse courriel par ligne. Rassemblez les adresses de vos contacts en une seule colonne.

Ordre et nombre de colonnes

Il n'y a pas d'ordre de présentation ni de nombre de colonnes à respecter dans votre fichier. Vos adresses courriel peuvent se retrouver dans la première colonne, être en dernier ou en plein milieu, cela n'a aucune d'importance.

Au cours du processus d'importation, vous aurez la possibilité de sélectionner les colonnes à importer et à quel champ de vos contacts elles doivent être associées.

Ajouter un titre à vos colonnes pour gagner du temps ! 
Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'insérer une ligne de titres dans votre fichier, cela pourrait grandement accélérer votre importation lors de l'étape de l'association des colonnes. Si le nom de la colonne porte le même nom que le champ, notre système reconnaîtra l'information et effectuera l'association automatiquement.

Champs et formats recommandés

Il existe 3 types de champs : les champs réguliers, les champs de consentement ainsi que les champs personnalisés.

Les champs réguliers sont des champs à usage prédéfini et sont conçus pour ajouter des informations de base sur vos contacts (comme leur prénom, leur nom, leur date de naissance, etc.). 

Les champs de consentement, quant à eux, servent à stocker toutes les données relatives au consentement de vos contacts afin de vous aider à vous conformer à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). 

Les champs personnalisés sont des champs supplémentaires où vous pouvez sauvegarder d'autres informations qui vous seront utiles concernant vos contacts (par exemple, la date de leur dernière visite en magasin, leur couleur préférée, le total des dons effectués à ce jour ou leur numéro de client). Il existe 4 types de champs personnalisés : texte, date, nombre entier et décimal. Vous pouvez en créer entre 5 et 30, selon votre type de forfait. Savoir comment créer des champs personnalisés >

Vous trouverez ci-dessous la liste de tous les champs dans lesquels vous pouvez importer les données de vos contacts ainsi que leur format recommandé.

Il est important de respecter le format des champs, sinon certaines entrées de votre fichier d'importation pourraient être refusées. Si c'est le cas, vous aurez alors des lignes invalides dans votre rapport d'importation. Il est possible de les télécharger afin de pouvoir les identifier et de corriger l'erreur.

Courriel 

Seul le champ courriel est obligatoire.

Prénom et Nom

Maximum de 255 caractères. Insérez le nom et le prénom de vos contacts dans deux colonnes distinctes.

Si le prénom et le nom de votre contact se retrouvent dans la même colonne, nous vous suggérons de les séparer en deux colonnes distinctes. Ceci vous permettra d'importer l'information dans les bons champs et simplifiera la personnalisation, au besoin, de vos envois. Pour savoir comment effectuer cette opération dans Excel, cliquez ici.

Langue

Voici les formats acceptés pour chaque langue :

  • Français : fr, fr_ca, fr_fr, french, français ou francais
  • Anglais : en, en_ca, en_us, english ou anglais

Pour planifier efficacement vos envois, nous vous recommandons de segmenter vos contacts selon leur langue en les ajoutant dans des groupes différents. Pour en savoir plus sur la langue des contacts versus les envois, cliquez ici.

Genre

Voici les formats acceptés pour chaque genre :

  • Femme : f, female, woman, femme, fille, madame, Mrs., Mme, Ms., Madam ou Mlle
  • Homme : m, male, man, h, homme, garçon, gars, M., Sir, Mr., ou Mister
  • Autre : o, autre, other

Date de naissance

Il y a plusieurs formats de dates acceptés dans l'ordre année-mois-jour. Pour plus de détails, voir le format recommandé des dates >

Code postal

Champ texte. Le code postal ne doit pas dépasser 10 caractères.

Pays

Pour ajouter le pays de vos contacts dans le champ par défaut "Pays", il faut utilisez le code ISO 3166-1 alpha-2 à deux caractères.
Exemples : CA, US, FR

Entreprise

Champ texte. Maximum de 255 caractères.

Note

Champ texte. Aucune limite de caractères.

Date de consentement

Il y a plusieurs formats de dates acceptés dans l'ordre année-mois-jour. Pour plus de détails, voir le format recommandé des dates >

Qu'est-ce que la date de consentement ? Il s'agit de la date à laquelle vous avez obtenu le consentement de vos contacts. Par exemple, pour un client actif, cela pourrait être la date de son plus récent achat ou la date de fin de son contrat.

Preuve de consentement

Champ texte. Maximum de 255 caractères.

Qu'est-ce que la preuve de consentement ? Il s'agit d'un aide-mémoire qui vous rappelle de quelle façon ou sous quelle forme vous avez obtenu le consentement de vos contacts. La preuve peut aussi vous aider à vous souvenir de l'endroit où la trouver physiquement ou faire référence à la pièce justificative. Par exemple, pour un client actif, vous pourriez y entrer le numéro de sa dernière facture ou celui du contrat.

Champs personnalisés - Type texte

Maximum de 1000 caractères.

En savoir plus sur les champs personnalisés de texte >

Champ personnalisé - Type date 

Il y a plusieurs formats de dates acceptés dans l'ordre année-mois-jour. Pour plus de détails, voir le format recommandé des dates >

En savoir plus sur les champs personnalisés de date >

Champ personnalisé - Type nombre entier

Voici les points importants à retenir :

Les nombres entiers peuvent être positifs ou négatifs.  

  • Les valeurs doivent être comprises entre -2147483648 et 2147483647.
  • Aucun nombre décimal n’est accepté sauf si les chiffres en position décimale ne contiennent que des zéros (ex.: 15.0000 est accepté, mais 15.050 est refusé).
  • Le seul séparateur de milliers accepté est l’espace. (ex.: 15 000).
  • Les symboles monétaires ($, €, £, ¥) sont acceptés, mais seront ignorés lors de l'importation de vos données.

Voici quelques exemples de formats de nombres entiers acceptés pour l’importation :

15155
15 155
15 155 $
-15155

En savoir plus sur les champs personnalisés de nombre entier >

Champ personnalisé - Type nombre décimal

Voici les points importants à retenir :

  • Les nombres décimaux peuvent être positifs ou négatifs.  
  • Les valeurs doivent être comprises entre -9999999999999,99 et 9999999999999,99.
  • Il doit y avoir un maximum de deux chiffres en position décimale (ex.: 215.75).
  • Le séparateur décimal peut être un point (.) ou une virgule (,) (ex.: 12,55 ou 12.55).
  • Le seul séparateur de milliers accepté est l’espace. (ex.: 15 000.50).
  • Les symboles monétaires ($, €, £, ¥) sont acceptés, mais seront ignorés lors de l'importation de vos données.

Voici quelques exemples de formats de nombres entiers acceptés pour l’importation :

15155
15155.7
15155.75
15155,75
15 155,75
15 155,75 $
-15155.75

En savoir plus sur les champs personnalisés de nombre décimal >

À propos du format des dates

De multiples formats de dates sont acceptés. Voici les points importants à retenir :

  • Respecter l’ordre suivant pour entrer vos dates : année-mois-jour (ex.: 2020-10-31). 
  • L’année doit toujours comporter quatre chiffres (ex.: 2020). 
  • Le tiret (-), la barre oblique (/) et le point (.) sont tous acceptés comme délimiteur de dates. 
  • La date peut être accompagnée de l’heure, mais cette dernière sera ignorée lors de l’importation de vos données.

Voici quelques exemples de formats de dates acceptés pour l’importation :

aaaa-MM-jj
aaaa-MM-jj HH:mm
aaaa-MM-jj HH:mm:ss
aaaa-MM-jj HH:mm:ss.FFF
aaaa-M-jj
aaaa-MM-j
aaaa-M-j
aaaa.MM.jj
aaaa/MM/jj

Voir aussi :

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